１．基本方針

当社は、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を、全ての従業員が遵守することにより個人情報の適正なお取り扱いと、安全かつ確実な管理・運営に努めます。 また、継続的に見直しを実施して、個人情報保護の改善・向上に努めます。

２．個人情報の取得・利用・提供

当社は、個人情報を取り扱う部署ごとに必要な責任者及び担当者を配置し、適切な個人情報の管理に取り組みます。 なお、お客様から物件名・住所・部屋番号・名前・性別・電話番号・E メールアドレスなどの個人情報をご提供、ご登録いただく場合は、利用目的の公表・通知・明示などを行います。

３．個人情報を使用する目的

• 当社は、お客様の個人情報を、以下の目的のために利用いたします。
• 物件管理に関する連絡・通知
• 管理費等の請求・収納業務
• 各種サービスのご案内
• お問い合わせへの対応
• 契約締結・履行に関する業務
• その他、物件管理に付帯する業務

４．個人情報お取り扱い

• 当社は、ご本人の同意なく、利用目的を超えた個人情報のお取り扱いはいたしません。
• 当社は、通常の利用場所からの持ち出し、目的外の利用など、個人情報の漏洩につながる行為はいたしません。
• 当社従業員は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に開示いたしません。
• 収集したお客様情報のデータは、必要な範囲で、最新の情報を保持いたします。

５．個人情報お取り扱いの委託

当社は、個人情報のお取り扱いについては、上記利用目的の達成に必要な範囲内において、書面・郵便物・電話・インターネット・E メールなどで、その全部または一部を、当社の委託先に委託する場合があります。

（1）委託先（例示）

• （I）管理運営に必要な協力会社
• （II）管理費などの収納業務を行う代行業者

（2）委託される個人情報の項目

物件名・部屋番号・名前・電話番号など、その他上記の利用目的に必要な範囲の項目

６．委託先の監督

当社がお客様の個人情報のお取り扱いを委託先に委託する場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じているものを選定し、お取り扱いを委託した個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

７．個人情報の保存期間

当社は、利用目的達成に必要な期間に限り個人情報を保存し、目的達成後または法令で定められた保存期間経過後は、適切に廃棄いたします。

８．お客様の権利

お客様は、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の権利を有します。

• 個人情報の開示請求
• 個人情報の訂正・追加・削除請求
• 個人情報の利用停止・消去請求
• 個人情報の第三者提供停止請求

これらの請求につきましては、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。

９．安全管理措置

当社は、個人情報の漏洩、滅失、毀損の防止その他の安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じます。

• 個人情報の取り扱いに関する規程の整備
• 個人情報の取り扱いに関する従業員への教育・研修
• 個人情報へのアクセス権限の管理
• 外部からの不正アクセス等の防止

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＜個人情報に関するお問い合わせ先＞

TOTI デザイン株式会社
代表取締役社⾧ 山下 祥二
札幌本社住所：〒003-0832 北海道札幌市白石区北郷2 条4 丁目2 番17 号
電話：011-376-5944